書類選考の対策、志望動機と自己PRの書き方を解説、応募書類の送付方法にも触れます

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はじめに

書類選考は、求人応募でまず突破したい関門となります。と言うのも、これを通過しない限り、面接という次のステップに進む事が出来ないからです。そのため、非常に重要なステップとなります。

せっかく就職したいと考えている企業に、書類選考で落とされるのは悲しすぎます。とは言え、現実的に書類選考を通過する確率は30~50%と言われています。

まずは、この30~50%の中に入るために、色々と対策を練って準備する必要があります。この記事では、書類選考の対策にターゲットを絞った内容について解説しています。

最初に結論から申し上げます。応募書類はひと通り作成しているという前提で、その中でまだ不完全である、志望動機と自己PRを応募先企業に合わせた内容に仕上げて、応募書類を完成させます。

また、応募書類の送付方法についても解説しています。

それでは、順を追って述べていきます。

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応募書類の取り揃え

応募書類については、以下の記事にて履歴書と職務経歴書の書き方を解説しました。

ここでは、履歴書と職務経歴書については、ひと通り作成しているという前提で話を進めます。

履歴書

ここまでの段階で、履歴書の80%程度は完成していますので、残りを埋めていきましょう。

ここで残っている所としては、以下の3箇所です。

  • 志望動機
  • 写真
  • 冒頭に書く日付

志望動機は、応募先企業に合わせて記入する必要があります。応募しようとしている企業がどのような人材を求めているのか、これと合致した志望動機と記載します。このためには、応募先企業がどのような会社なのかを、企業研究をしてよく調べておく必要があります。

ここで、企業研究について解説します。まずは、企業の特徴を調べます。企業情報(企業理念、設立年度、資本金、所在地など)、事業内容は抑えておきましょう。その上で、同業他社との違いを見極めていく事です。企業のホームページは勿論、同業他社のホームページも隅々まで見ましょう。

企業研究の詳細については、リクナビのサイトと、就活の教科書にて詳しく解説されています。以下にサイトへのリンクを載せておきます。いずれも新卒に向けた内容になっていますが、中途採用でも十分に参考になる内容になっております。

これをする事で、何故応募先企業を選んだのかを、志望動機に反映する事ができます。志望動機は、同業他社が数多くある中で、応募先企業を選んだ理由を、相手に魅力的に伝わるように書く事が大切です。また、志望動機欄は限られたスペースしかありません。ポイントを絞り込んで書くことも大切です。

次に写真ですが、縦4cm×横3cmのサイズで、頭から胸の辺りまで映るようにします。背景は無地で、スーツとネクタイを着用した状態で撮影して下さい。

この条件を満たせば、デジカメ、スマホで撮影しても問題ありません。証明写真を作成するスマホアプリ、パソコンのフリーソフトもありますので、これらを使用すれば、履歴書にピッタリ収まるサイズに仕上がります。

写真をプリンターで印刷して履歴書に貼り付けるか、画像データを履歴書のフォーマットに埋め込むかは、応募書類をどのように送付するかによって変わってきます。

最後に、履歴書の冒頭に書く日付です。ここには、応募書類を送付する日付を記入します。

職務経歴書

ここまでの段階で、職務経歴書はほぼ完成しています。「ほぼ」と言っているのは、あとひと捻りが必要だからです。

それは、自己PRです。先述の記事の中でも、自己PRの書き方については述べていますので、ひと通り作成済みという前提で話を進めます。

この時点で、自己PRには、業務を通して得たスキル、業務改善等のエピソード、業務を通して意識していた事が書かれています。但し、これらの内容が、応募先企業にてどのように活かせるか、具体的な所まで書かれていません。それを具体化するという作業が残っています。

応募する企業、職種、業務内容の中で、実際に従事しようとしている業務に、これまでの経験をどのように活かせるのか、具体的に書く必要があります。

「募集している職種に活かせそうな経験がある」、「望んでいる人物像に相応しい」、「一緒に仕事がしたい」と、応募先企業に思わせる内容にする事が大切です。

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添え状の作成

応募書類が一式作成したら、それを応募先企業に送るわけですが、その際もひと工夫が必要です。それは、添え状の作成です。

いきなり履歴書と職務経歴書だけが送られてきても、ビジネスマナーとしてどうなのか疑われてしまいます。そのために添え状が必要になります。

添え状そのものは応募書類ではありませんので、履歴書や職務経歴書を補完するような内容を書く必要はありません。逆に、書いてあったとしても、選考には何の影響もないと考えておいて問題ありません。

実際に私が使用したものをテンプレートとして載せておきます。こちらをそのまま使ってもらって構いませんが、「拝啓」に続く文面は、季節に応じて変えるようにして下さい。

添え状テンプレート

応募書類の送付方法

応募書類の送付方法には、郵送かメールの2パターンがあります。それぞれについて解説します。

郵送

一番多く取り扱われるものです。郵送物は、以下の通りです。

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他

その他としては、障がい者手帳のコピー、主治医の意見書、ハローワーク求人の応募であれば紹介状などがあります。

これらを、上記の順番でクリアファイルに入れて、A4サイズが入る封筒で送ります。封筒の宛先は、手書き、ラベル印刷のどちらでも構いません。昔は手書きが主流でしたが、今はラベル印刷するのが一般的かと思われます。と言うのも、このような使い方を通して、パソコン使用スキルを見られるからです。

宛名の書き方にも注意しましょう。「○○会社 ○○部 御中」と一見すると正しそうに見えますが、これだと不十分です。「○○会社 ○○部 採用ご担当者様」としておいた方がいいです。応募先の担当者がわかる場合は、「○○様」と名前を明記しましょう。

郵送する場合は、普通郵便ではなく、簡易書留、特定記録郵便などを用いて、追跡が出来るようにしておきましょう。

メール

最近では、メールで応募書類を送付するケースも多くなっています。

メールの場合は、添え状は必要ありません。メール本文が添え状の代わりになります。

送付するファイルは、Wordのファイルをそのまま送るのではなく、PDFファイルに変換して、更に暗号化zipにします。これをしておくだけで、セキュリティ意識の高い人だと思われますので、相手に好印象を与える事ができます。

尚、障がい者手帳についても、スキャンしてPDFファイルにしておきます。そして、暗号化zipファイルの中には、履歴書、職務経歴書、障がい者手帳、その他添付が必要な書類などを格納します。

送付するメールは、暗号化zipファイルを添付したものと、後追いでパスワードを記載したものの2通送る事になります。パスワードのメールを送り忘れるなんて事のないように注意して下さい。また、メールの送付先は、事前に確認しておき、間違えないように注意するのは言うまでもありません。

終わりに

書類選考対策として、応募書類の取り揃えと、送付方法について解説させて頂きました。
志望動機と自己PRを書くだけでも、結構大変な事がわかりますよね。しかし、ここを魅力的に伝わるように書く事が、書類選考を突破するには大切な事です。つまり、応募先企業に対して、自分がどれだけ魅力があって、どのように貢献できるかを伝える事で、ようやく次のステップである面接に繋げる事ができます。

また、応募書類の送付方法にも、ひと工夫必要です。この点だけで、ビジネスマナーができているかどうかを見られます。

郵送の場合、企業に応募書類が届いて、封を開けるところから書類選考は始まっています。メールであれば、受信したところから書類選考は始まっています。送り方にビジネスマナーを踏まえていないと、封を開けてもらえないといった話も聞いたことがあります。頑張って作成した応募書類ですが、相手に見てもらってこそ価値があります。細かなビジネスマナーも忘れないよう、気を配るようにして下さい。

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